Asiakirjajulkisuuskuvaus
Tämän kuvauksen tarkoituksena on antaa tiedonhallintalain (906/2019) mukainen yleiskuvaus Satakunnan hyvinvointialueen tietovarannoista ja asiarekisteristä. Kuvauksen tarkoitus on helpottaa tietopyyntöjen yksilöintiä. Tietovarantojen kuvauksessa on lueteltu hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea.
Satakunnan hyvinvointialueen asiarekisteri
Satakunnan hyvinvointialueen asiarekisteri on rekisteri vireille saatetuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja toimenpiteistä ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy asianhallintajärjestelmän lisäksi operatiivisiin tietojärjestelmiin.
Tietopyynnöt
Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Satakunnan hyvinvointialueen asiakirjoja koskevat tietopyynnöt osoitetaan kirjaamolle. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnön ja toimittaa sen oikealle taholle.
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirja löytyy helposti. Tietopyynnöstä tulee käydä ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Kirjaamo auttaa tarvittaessa tietopyynnön tekemisessä.
Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, tietopyyntöä ei tarvitse perustella. Julkista asiakirjaa koskevan tietopyynnön voi tehdä vapaamuotoisesti esimerkiksi sähköpostitse tai puhelimitse. Toimielinten ja viranhaltijoiden julkiset päätöspöytäkirjat ovat luettavissa julkaisupalvelussa(siirryt toiseen palveluun).
Jos tietopyyntö koskee salassa pidettävää asiakirjaa, asiakirjan pyytäjän tulee todentaa henkilöllisyytensä ja ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskevan tietopyynnön voi tehdä lähettämällä viestin Satakunnan hyvinvointialueen kirjaamoon Suomi.fi-asiointipalvelun kautta tai lähettämällä allekirjoitetun pyynnön kirjaamoon. Salassa pidettävää tietoa luovutetaan vain niille tahoille, joilla on siihen oikeus.
Potilas- ja asiakasasiakirjoja koskevat pyynnöt lähetetään lomakkeella, joka löytyy Satakunnan hyvinvointialueen verkkosivulta. Lomake lähetetään postitse allekirjoitetulla tarkastuspyyntölomakkeella. Omat potilastiedot voi lukea myös Omakanta-palvelusta.
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tiedon antaminen vaatii tavanomaista suuremman työmäärän, tieto annetaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tiedon antaminen edellyttää erityistoimenpiteitä, siitä voidaan periä hinnaston mukainen maksu.
Jos tietoa ei luovuteta, pyytäjälle ilmoitetaan kieltäytymisen syy ja tieto siitä, että asian voi saattaa viranomaisen ratkaistavaksi.
Satakunnan hyvinvointialueen tietovarannot
Tietovarannolla tarkoitetaan Satakunnan hyvinvointialueen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa syntyvien tietoaineistojen kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Samaan käyttötarkoitukseen kerätyt henkilötiedot muodostavat loogisen rekisterin. Yhteen rekisteriin voi sisältyä esimerkiksi useisiin tietojärjestelmiin kerättäviä tietoja, manuaalisia asiakirjoja sekä kuvia. Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä henkilöä, jonka tietoja rekisterissä käsitellään.
Voit lukea tarkemmat kuvaukset Satakunnan hyvinvointialueen Tietovarannot-sivulta.
Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan kautta.
Yhteystiedot tietopyyntöjen tekemiseksi
Satakunnan hyvinvointialueen asiakirjoja koskevat tietopyynnöt toimitetaan kirjaamoon sähköisesti tai postitse. Suomi.fi-asiointitilin kautta voi tunnistautuneena sähköisesti lähettää tietopyynnön kirjaamoon ja arkistoon.
Satakunnan hyvinvointialueen kirjaamo
Sairaalantie 3, 28500 Pori
Sähköposti: kirjaamo(at)sata.fi