Tietosuojaseloste

Hyvinvointialueen lakisääteisenä velvollisuutena on järjestää sosiaali- ja terveydenhuollon

palvelut Satakunnan alueella. Henkilötietojen käsittely perustuu sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämistä säätelevään lainsäädäntöön.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi ja se pe-rustuu mm. seuraaviin säädöksiin:

• EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
• Tietosuojalaki 1050/2018
• Arkistolaki 831/1994
• Laki hyvinvointialueesta 611/2021
• Laki lääketieteellisestä tutkimuksesta 488/1999
• Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista 734/1992
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 703/2023
• Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä 552/2019
• Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä 559/1994
• Mielenterveyslaki 1116/1990
• Terveydenhuoltolaki 1326/2010
• Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015)
• Sosiaali- ja terveydenhuollon käyttöoikeusasetus (825/2022).

Satakunnan hyvinvointialueen asiakas- ja potilasrekisterien sisältämiä henkilötietoja käytetään

• asiakkaan ja potilaan tutkimusten ja hoidon järjestämiseen, suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan
• hyvinvointialueen toiminnan tilastointiin, seurantaan ja johtamiseen
• hyvinvointialueen toiminnan kehittämiseen ja laadun parantamiseen
• asiakkaan ja potilaan palvelun, hoidon ja tutkimusten kustannusten laskutukseen
• terveydenhuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvontaan
• tieteelliseen tutkimus- ja opetustoimintaan erillisen suostumuksen tai lainsäädännön perusteella.

Satakunnan hyvinvointialue kerää sinusta ainoastaan palvelun ja hoidon kannalta välttämättömät ja tar-vittavat tiedot. Tässä yhteydessä sinusta kerätään seuraavia yksilöinti- ja yhteystietoja:

• nimi ja henkilötunnus,
• kotikunta, osoite, puhelinnumero,
• nimeämäsi yhteyshenkilö(t), tarvittaessa alaikäisen huoltajan tai laillisen edustajan yhteystiedot.

Sosiaalihuollon asiakasrekisteri sisältää palvelujesi järjestämistä koskevat tiedot, kuten hakemukset, palvelusuunnitelmat, päätökset, sopimukset sekä palvelujesi toteuttamiseen liittyvät asiakas- ja hoitotiedot.

Potilasrekisteri sisältää hoitosi ja tutkimuksesi järjestämisen ja toteuttamisen kannalta välttämättömät tiedot. Potilasasiakirjoihin kuuluvat varsinaiset potilaan hoitoa ja tutkimusta koskevat merkinnät sekä myös muut hoidon yhteydessä syntyneet asiakirjat, kuten erilaiset lähetteet, tulokset ja lausunnot, kuvantamiskuvat, ajanvaraustiedot sekä muut tallenteet. Potilasrekisteriimme tallennettaan sekä perusterveydenhuollon että erikoissairaanhoidon palveluissa kertyneet tiedot.

Hälytystehtävissä rekisteröidyistä kerätään hätäkeskuksen välittämiä tehtäviä ja niiden hoitamiseen liittyviä tietoja. Hätäkeskustietojärjestelmään tallennetaan hätäilmoituksen käsittelyn yhteydessä kerätyt henkilötiedot ja muut tarvittavat tiedot. Järjestelmään tallennetut henkilötiedot riippuvat hätätilanteesta ja saatavilla olevista tiedoista. Satakunnan hyvinvointialue vastaa rekisterinpitäjänä järjestelmään tallenne-tuista sosiaali- ja terveydenhuollon tiedoista.

Satakunnan hyvinvointialue kerää myös tietoja, joita tarvitaan asiakas- ja potilasmaksuasioiden käsittelyssä.

Asiakas- ja potilasrekisterin tiedot kerätään asiakkailta ja potilailta itseltään ja omaisilta, sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstöltä, muilta sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksiköiltä, viranomaisilta sekä Digi- ja väestötietovirastolta.

Satakunnan hyvinvointialue säilyttää asiakas- ja potilastietojasi lain velvoittaman ajan. Sähköiset tiedot säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti Satakunnan hyvinvointialueen asiakas- ja potilastietojärjestelmissä ja sähköisessä arkistossa. Paperiaineisto säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti Satakunnan hyvinvointialueen asiakas- ja potilastietoarkistoissa. Henkilötietojen säilytysajat on ohjeistettu ja määritelty hyvinvointialueen tiedonhallintamallissa.

Rekisteröidyn oikeuksista säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa sekä tietosuojalaissa.

Oikeus saada tietoja henkilötietojen käsittelystä ja oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada informaatiota henkilötietojesi käsittelystä ja oikeus saada tietää, käsitelläänkö hyvinvointialueella sinua koskevia tietoja. Hyvinvointialueella on velvollisuus antaa rekisteröidylle pääsy henkilötietoihinsa esimerkiksi kopioina asiakas- tai potilasasiakirjoista. Tämä oikeus on henkilökohtainen eikä sitä voida laajentaa koskemaan muita henkilöitä. Voit tarkastella ja tulostaa omia potilaskertomus-tietojasi OmaKannasta.

Voit pyytää omia asiakas- tai potilaskertomustietojasi täältä: Tietopyyntölomakkeet – Satakunnanhyvinvointialue

Rekisterinpitäjän oikeus kieltäytyä tietojen antamisesta

Mikäli rekisterinpitäjä kieltäytyy toimittamasta tietojasi tietosuojalain (1050/2018) 34.1 § perustuvasta syystä, tulee sen ilmoittaa kieltäytymisen syyt sinulle, ellei tämä vaaranna kieltäytymisen tarkoitusta. Mahdollisesta kieltäytymisestä saat kirjallisen päätöksen, jossa kerrotaan kieltäytymisen syy.

Oikeus tiedon oikaisuun

Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot. Vaatiessasi asiakas- tai potilas-asiakirjamerkintöjen muuttamista arvioidaan, onko niiden korjaamiseen, täydentämiseen tai poistami-seen perusteita, ja ovatko tiedot hoidon tai palvelun kannalta tarpeellisia.

Terveydenhuollon ammattihenkilön perusteltuja hoitoon liittyviä johtopäätöksiä ei muuteta, vaikka potilas itse olisikin niistä eri mieltä. Virheelliseksi ei myöskään katsota merkintää, joka vastaa merkinnän tekohet-kellä vallinnutta käsitystä, vaikka myöhemmin esim. aiemmin kirjattu diagnoosi osoittautuisi virheelliseksi.

Mikäli hyvinvointialue ei hyväksy vaatimustasi tiedon oikaisusta, saat siitä kirjallisen päätöksen, missä ker-rotaan syyt kieltäytymiseen.

Voit pyytää korjausta asiakas- tai potilaskertomustietoihisi täältä: Tietopyyntölomakkeet – Satakunnanhyvinvointialue

Lisäksi rekisteröidyllä saattaa olla lainsäädännön soveltuessa seuraavia oikeuksia

Rajoittamisoikeus ja vastustamisoikeus

Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty. Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantaja saa kieltäytyä toteuttamasta asiakkaan pyyntöä rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla, jos tietojen käsittelyn rajoittamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka rekisteröidyn tai jonkun muun oikeuksille.

Sinulla on erityisissä tilanteissa oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, mukaan lukien profilointi.

Oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietosi kokonaan poistettua hyvinvointialueen rekistereistä. Tällaista oikeutta ei ole, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai hyvinvointialueelle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla ei ole oikeutta vaatia hyvinvointialuetta siirtämään tietojasi järjestelmästä toiseen silloin, kun rekisterinpito perustuu lakiin. Rekisteröity ei siis voi vaatia tietojaan siirrettäväksi toiseen järjestelmään.

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta

Sinulla on oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, silloin jos henkilötietoihisi on kohdistunut tietoturvaloukkaus. Satakunnan hyvinvointialueella on määritetty toimintaprosessi tilanteisiin, joissa henkilötietoihin kohdistuu tietoturvaloukkaus. Kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille, hyvinvointialue ilmoittaa tapahtuneesta sinulle viipymättä.

Oikeus asiakas- tai potilasrekisterin käyttö- ja luovutuslokitietoihin

Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) on säädetty, että sinulla on kirjallisesta pyynnöstä oikeus saada sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen tarjoajalta tieto siitä, kuka on viimeisen kahden edeltävän vuoden aikana käyttänyt tai kenelle on luovutettu sinua koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste. Yli kaksi vuotta vanhoja lokitietoja hyvinvointialueella ei ole velvollisuus luovuttaa ilman erityistä perustetta. Sinulla ei myöskään ole oikeutta saada lokitietoja, jos sen, jolta niitä pyydetään, tiedossa on, että niiden antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Lokitietopyyntöjä ei voida käsitellä pot-laan kuoleman jälkeen.

Voit edellä mainittujen ehtojen mukaisesti pyytää Satakunnan hyvinvointialueelta lokitietoja omista asiakas- tai potilastiedoistasi täältä: Tietopyyntölomakkeet – Satakunnanhyvinvointialue

Lokitietoraportit toimitetaan pääsääntöisesti samalla tavalla, millä pyyntö on meille tullut, ellet esitä toivo-musta toisesta toimitustavasta. Lokitietoraportti voi sisältää valitun ajanjakson mukaan satoja, jopa tu-hansia sivuja.

Tarkastuspyyntö, oikaisupyyntö ja lokitietopyyntö sekä niihin liittyvät tiedot tallennetaan hallintoasioiden rekisteriimme.

Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä riko-taan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679.

Valitus tulee tehdä tietosuojaviranomaisen ohjeistuksen mukaisesti.

Lue lisää tietosuojavaltuutetun verkkosivulta: Yksityishenkilöt | Tietosuojavaltuutetun toimisto(siirryt toiseen palveluun)

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Sinulla on oikeus käyttää myös muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Asiakas- ja potilasasiakirjoihin sisältyvät tietosi ovat aina salassa pidettäviä ja henkilökunnallamme on vaitiolovelvollisuus. Pääsääntöisesti luovutamme henkilötietoja velvoittavan lainsäädännön perusteella.

Sosiaalihuollon asiakastietoja luovutetaan palveluihin ja hoitoon liittyen muille sosiaalihuollon toimintayksiköille tai terveydenhuoltoon suostumukseen tai lainsäädäntöön perustuen.

Potilastietoja luovutetaan palveluun tai hoitoon liittyen muille terveydenhuollon toimintayksiköille tai sosiaalihuoltoon suostumukseen tai lainsäädäntöön perustuen.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

• lainsäädännön perusteella valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoituksiin sekä viranomaisille, vakuutusyhtiöille ja -laitoksille
• laskutukseen tarvittavat tiedot tarvittaessa palveluidesi järjestämisestä vastaavalle taholle ja maksuhäiriöiden yhteydessä ulosottotoimenpiteitä suorittaville
• tieteelliseen tutkimukseen tietoluvan perusteella
• Kansalliseen terveysarkistoon, Kanta (Reseptikeskus, Tahdonilmaisupalvelu, Tiedonhallintapalvelu) teknisen käyttöyhteyden avulla.
• Kansallinen sosiaalihuollon arkisto, Kanta
• Auria biopankki, jos olet antanut sille suostumuksesi (www.auria.fi)
• ostopalvelun tuottajille, jotka toimivat Satakunnan hyvinvointialueen lukuun
• asiakkaalle tai potilaalle itselleen.

Viranomaisille tai yhteisöille, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus, tietoja luovutetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella asian vaatimassa muodossa ja laajuudessa. Tietoja luovutetaan joko paperisena tai teknisen käyttöyhteyden avulla.

Henkilötietojen käsittely hyvinvointialueen puolesta ja lukuun

Henkilötietojasi saattavat hyvinvointialueen puolesta ja lukuun käsitellä erilaiset tahot, kuten toimeksiantosopimusten puitteissa toimivat palveluntarjoajat. Ulkoisia henkilötietojen käsittelijöitä hyvinvointialueen toiminnassa ovat esimerkiksi sopimukselliset sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajat ja järjestelmäntoimittajat. Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta, hyvinvointialue valitsee sopimus-kumppanikseen vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa sekä täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimukset varmistetaan kirjallisin sopimuksin.

Yksityisen palvelunantajan rekisteritiedot

Kun yksityisen palvelunantajan toiminta on päättynyt, on palvelunantajan rekisterinpidossa olevat asiakasasiakirjat, lokitiedot ja biologinen näytemateriaali siirrettävä sen hyvinvointialueen rekisterinpitoon, jonka alueella palvelunantajan kotipaikka on sijainnut. Toiminnan päätyttyä palvelunantajan on huolehdittava asiakirjojen toimittamisesta Kansaneläkelaitoksen säilytettäväksi ilman aiheetonta viivytystä. Hyvin-vointialueet ja Kela ovat 1.1.2024 alkaen yhteisrekisterinpitäjiä toimintansa lopettaneiden palveluntuottajien aineistoille. Kela toimii yhteyspisteenä, jonne asiakas voi tehdä asiakirjoja koskevan tietopyynnön. Kela välittää tietopyynnöt hyvinvointialueelle, joka huolehtii tietojen luovutuksesta asiakkaalle. Jos yksityinen palveluntuottaja lopettaa toimintansa, potilas- ja asiakasasiakirjat täytyy toimittaa Kelaan | Kumppanit | Kela(siirryt toiseen palveluun)

Satakunnan hyvinvointialue ei luovuta rekisteröityjen tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman rekisteröityjen nimenomaista lupaa tai tarvetta suojata rekisteröityjen elintärkeää etua. Hyvinvointialueen käyttämien tietojärjestelmien huoltoyhteydet voivat ulottua Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Huoltoyhteydet ovat erittäin rajoitettuja, ja sallittuja vain palvelin- ja järjestelmätoimittajille.

Satakunnan hyvinvointialue haluaa toteuttaa sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatetta ja sisällyttää tietosuojaperiaatteet ja -vaatimukset jo aikaisessa vaiheessa osaksi henkilötietojen käsittelyä. Tietosuojan ja tietoturvan osalta hyvinvointialuetta ohjaavat periaatteet määritellään Satakunnan hyvinvointialueen tietosuoja- ja tietoturvapolitiikassa.

Tietoverkkojen ja –järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta ovat osa tietojen suojausta. Työasemien, tietoliikenneverkon ja järjestelmien käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Tietojen käytöstä muodostuu käyttölokia ja luovutuslokia, ja näistä tehdään lokivalvontaa.

Satakunnan hyvinvointialue huolehtii rekisterinpitäjänä siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tietojen säilyttämistä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. Henkilökunta perehdytetään ja taitoja ylläpidetään tietosuojan ja tietoturvan täydennyskoulutuksilla.

Sähköisten asiakas- ja potilastietojen suojaaminen

Asiakas- ja potilastietoja saavat käyttää vain asiakkaan palvelujen toteuttamiseen ja potilaan hoitoon sekä niihin liittyviin tehtäviin osallistuvat työntekijät työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Hyvin-vointialueen ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja määrittää käyttöoikeusasetuksen mukaiset käyttöoikeudet työntekijöille asiakas- ja potilastietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.

Kaikki Satakunnan hyvinvointialueen työntekijät sekä asiakas- ja potilastietoja käsittelevät henkilöt sitoutuvat henkilötietojen käsittelyssä hyvinvointialueen ohjeisiin ja toimintatapoihin. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Jokainen hyvinvointialueen työntekijä allekirjoittaa työsuhteensa alussa erillisen tietosuojasitoumuksen. Henkilökuntamme perehdytetään ja taitoja ylläpidetään säännöllisesti järjestettävissä tietosuojan ja tietoturvan täydennyskoulutuksissa.

Manuaalisten asiakas- ja potilasasiakirjojen suojaus

Arkistoissamme on kulunvalvonta ja ovien sähkölukitus. Toimipisteissä, osastoilla ja poliklinikoilla asiakirjat ja käyttöliittymät asiakirjoihin säilytetään valvotuissa tiloissa tai lukittavissa kaapeissa. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan yhtenäisillä ohjeistuksilla.

Voit kysyä asiakas- ja potilastietoihisi liittyen Satakunnan hyvinvointialueen arkistosta arkisin klo 9-14, puh: 02 627 7634, suomi.fi-viestillä: Viestit – Suomi.fi(siirryt toiseen palveluun) / arkisto, sähköposti: arkisto@sata.fi. (Älä lähetä suojaamattomalla sähköpostilla arkaluonteisia asiakas- ja potilastietojasi tai henkilötunnustasi.)

Tietosuoja-asioissa Satakunnan hyvinvointialueen tietosuojavastaava arkisin klo 9-15, puh: 044 707 9773, suomi.fi-viestillä: Viestit – Suomi.fi(siirryt toiseen palveluun) / tietosuoja, sähköposti: tietosuoja@sata.fi. (Älä lähetä suojaamattomalla sähköpostilla arkaluonteisia asiakas- ja potilastietojasi tai henkilötunnustasi.)

Nimi: Satakunnan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221304-3
puh: 02 627 71 (keskus)
suomi.fi viestit: Viestit – Suomi.fi(siirryt toiseen palveluun) / kirjaamo
Sähköpostiosoite: kirjaamo@sata.fi
Sairaalantie 3, 28500 Pori