Kolumni: Yhtenäinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä hyvinvointialueilla lisää tehokkuutta ja parantaa palvelujen saavutettavuutta
Vuonna 2023 hyvinvointialueiden aloittaessa hallinnon ja toiminnan tietojärjestelmistä osa oli uusia ja osa käyttöön siirtyneitä kuntien ja kuntayhtymien tietojärjestelmiä. Lukuisia kuntien ja kuntayhtymien erillisiä asiakas- ja potilastietojärjestelmiä siirrettiin tuolloin hyvinvointialueen käyttöön. Fakta on, että erillisillä järjestelmillä hyvinvointialue ei voi toimia yhtenä järjestäjänä ja tuottajana.
Asiakas- ja potilastietojärjestelmät ovat laajoja, vaikeita ja kalliita kokonaisuuksia, joiden uusiminen, hankinta ja käyttöönotto ovat vaativia projekteja. Viimeisten vuosien aikana toteutettujen laajimpien projektien kustannukset ovat olleet satoja miljoonia euroja. Onnistuminen näissä projekteissa edellyttää huippuosaamista, jota ei ole ollut riittävästi suuressa osassa kuntia ja kuntayhtymiä tai kaikilla hyvinvointialueillakaan. Satakunnan hyvinvointialue on valinnut yhteistyön toimintamallin ICT-osaamisen varmistamiseksi, mitä toteutetaan hyvinvointialueiden yhteisessä sidosyksikössä. Tietojärjestelmät hankitaan markkinoilta, ja kilpailutuksen tekee hyvinvointialueen hankintayksikkö.
Vaikka nykyisten toimittajien järjestelmät ovat vuosien aikana todistaneet toimivuutensa alueella, ei uutta ja yhtenäistä järjestelmää voitu tehdä suorahankintana nykyisiltä kumppaneilta. Kilpailutus oli järjestettävä tasapuolisesti hankintalakia noudattaen niin, että kaikilla järjestelmätoimittajilla oli mahdollisuus tarjota ratkaisujaan Satakunnan hyvinvointialueen käyttöön. Hankintaprosessissa on tavoitteena löytää paras järjestelmä toiminnan tukemiseen, ja siksi tarjouspyyntöön kuvataan tarve mahdollisimman hyvin.
ICT-in-house-yhtiön kanssa yhdessä toteutetussa perusterveydenhuollon potilastietojärjestelmäkilpailutuksessa saatiin kolme laadukasta tarjousta. Järjestelmäkustannusten osalta hankinnassa onnistuttiin hyvin. Uuden, yhtenäisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän vuosikustannukset ovat arviolta 2 milj. euroa, 21 % alemmat kuin nykyisen hajautetun järjestelmän.
Toinen merkittävä hankinta, joka toteutettiin yhdessä Varsinais-Suomen hyvinvointialueen ja in-house yhtiön kanssa, oli satakuntalaisille asiakkaille tarjottava laaja digitaalisten palveluiden kokonaisuus. Se toteutetaan yksityisen sektorin digipalveluiden kehittäjän kanssa. Yhdessä nämä uudet tietojärjestelmäkokonaisuudet tekevät mahdolliseksi monien palveluiden toteuttamisen digitaalisina, mikä yhtenäistää Satakunnan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita ja turvaa palveluiden jatkuvuutta.
Tärkeän osan nykyisestä hyvinvointialueen tietohallinnosta on jo pitkään hoitanut in-house-yhtiö. Hyvinvointialueiden ICT-osaaminen on keskitetty tähän yhteiseen organisaatioon. Julkisen talouden näkökulmasta samaa osaamista ei jokaisen hyvinvointialueen ole tarkoituksenmukaista erikseen omassa organisaatiossaan ylläpitää. Ehdotukset hankintalain muutoksista niin, että sidosyksikköjen käyttöä ICT-yhteistyön toteuttamiseksi vaikeutettaisiin, tarkoittaisivat toteutuessaan valtavia lisäkustannuksia sosiaali- ja terveydenhuollolle.
Kirsi Varhila, hyvinvointialuejohtaja ja Matti Franck, IT-muutosjohtaja